Ülkemizde hayata geçirilen e-Fatura sistemi sayesinde, firmalar, fiziksel fatura düzenlemeden işlem yapma imkanına sahiptir. Bu faturaların bulunduğu e Arşiv, aynı zamanda bir araçlar bütünüdür. Bu arşiv üzerinden fatura düzenlemek, düzenlenen faturaların bilgilerini görmek, bu faturaları karşı tarafa iletmek, bir yanlışlık yapıldığı takdirde bu yanlışlığı düzeltmek, e-Arşiv üzerinden gerçekleştirilen işlemlerdir.
E-Arşiv sayesinde dijital ortamda hazırlanan faturaların fiziksel olarak gönderilmesine gerek kalmaz. Eğer fiziksel bir belge gerekiyorsa e-Arşiv’de yer alan fatura rahatlıkla çıktı alınabilir. Böylece hem fiziksel faturaya olan ihtiyaç ortadan kalkar hem de faturalar güvenli bir şekilde saklanır.
E Arşiv ne işe yarar?
E-Arşiv’in temel amacı, hazırlanan dijital faturaları saklamaktır. Fiziksel faturaların zarar görmesi veya kaybolması çeşitli sorunlara yol açabilirken, e-Faturalarda böyle bir durum söz konusu değildir. Kesildiği andan itibaren e-Arşiv’de saklanan e-Faturalara yalnızca birkaç tık ile ulaşılabilir. Bu durum, hem firmalar arası gerçekleştirilen işlemlerin güvenilirliğini arttırır hem de ortaya çıkabilecek olan ek masrafların önüne geçer.
E-Arşiv’in kesilen faturalara süresiz olarak ulaşma imkânı tanıması da bir avantajdır. Herhangi bir fiziksel arşive ihtiyaç duymadan kesilen tüm faturalara ulaşmak ve bu faturaları sistem üzerinden görüntülemek mümkündür. Fatura alan tarafın sorgulama yapması için gereken tek şey ise fatura numarası, satıcı VKN/TCKN ve benzeri bilgileri doğru bir şekilde girmektir.
E Arşiv kullanma avantajları nelerdir?
E-Arşiv sayesinde firmaların maliyetleri büyük oranda azalır. Fiziksel fatura kesme işleminin beraberinde getirdiği çeşitli maliyetler, e-Arşiv faturalarında mevcut değildir. Bu durum, firmaların tasarruf etmesini sağlar.
Fiziksel faturaları hazırlamak uzun sürebilen bir iştir. E-Arşiv faturaları ise birkaç saniyede hazırlanıp alıcı tarafa gönderilebilir. Buna ek olarak, eski tarihli bir faturayı bulmak fiziksel arşivlerde çok daha zaman alan bir iştir. E-Arşiv sayesinde ise kesilen faturalar hızlı bir şekilde görüntülenebilir veya sorgulanabilir; bu işlem fatura takibini de kolaylaştırır.
E-Arşiv’in bir diğer avantajı ise çevre dostu bir çözüm olmasıdır; faturada dijitalleşme sayesinde kâğıt kullanımı ve atık miktarı azaltılır.
