banner484

banner363

banner453

banner454

banner403

29.04.2021, 10:31 18

İşveren, ücret hesap pusulası ve benzeri belgeleri işçiye elektronik platform üzerinden gönderebilir mi?

Dünya dijital çağı yaşarken insanoğlu ihtiyacı olan her şeye kolay yoldan ulaşabilir ve gün geçtikçe daha fazlasını bekler ve ister hale gelmiştir. Aynı paralelde şirketler de iş süreçlerini geliştirmek ve işletmenin yetkinliklerini artırmak yeni iş yapış ve düşünüş şekillerine geçişini dijital dönüşüm yoluyla gerçekleştirmek için büyük bir rekabet içine girmiş durumdalar. Özellikle işçi sayısı fazla olan işletmelerin iş süreçlerinin yürütülmesinde etkin ve verimli hizmet sunabilmek ve insan kaynakları ve özlük işlemlerini sağlıklı ve güvenli bir şekilde yönetebilmek ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlamak için dijital dönüşüme ayak uydurmaya çalıştıkları görülmektedir.

İşçi ve işveren arasındaki iş ilişkisinin bütün aşamalarında yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulması özellikle bir iş uyuşmazlığında sorunun çözümü ve hakkın ispatı için önem arz etmektedir.

İnsan kaynakları departmanları her gün işe alım sürecinden başlayarak işin devamında ve işin sonlanmasında ciddi anlamda evrak üreterek, bunların güvenli bir şekilde saklanması için zaman, emek ve para harcamaktadırlar. Örneğin, çok işçi çalıştıran işyerleri ele alındığında, her ay bordro imzalatma, ücret hesap pusulası verme, izin formu, izin defteri, sözleşme, ihtarname, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili bildirimler gönderme gibi çok sayıda doküman üreterek işçilere bildirimde bulundukları yadsınamaz bir gerçektir.

Bu konuda yapılması gereken iş öncelikle yürürlükteki mevzuatın dijital dönüşüme uyumlu hale getirilmesidir. Klasik yöntemlerin acilen terk edilerek, dijital çağa uygun düzenlemelerin hayata geçirilmesi gerekmektedir. Klasörler dolusu evrak hazırlamak ve bunları saklamak işveren açısından fazladan emek, zaman ve maliyet gerektirmekte hem de kişisel verilerin korunması açısından önemli sakıncalar doğurmaktadır. İşverenler işçi ile imzaladıkları iş sözleşmelerine ya da imzalanan toplu iş sözleşmelerine elektronik platformlar üzerinden bildirimler yapılması ile ilgili hükümler koyup, işçileri bu konuda uygulamalı eğitimden geçirmeleri sağlanmalıdır.

Artık elektronik platformlarda belgelerin ilgililere e-imza ile imzalanarak gönderilmesi ve işçilerin kullanıcı adı ve şifre ile sisteme girerek kendilerine gönderilen bildirimleri okuyup onaylamaları ya da reddetmeleri elektronik platform üzerinde tutulan verilerin değişmezliğini sağlamak için de tüm logların TÜBİTAK’tan temin edilecek “zaman damgası” ile damgalanarak saklanması sağlanmalıdır. Bununla birlikte, dijital ortamda tutulan kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında güvenliği sağlamalıdır.

4857 sayılı İş Kanununa göre, “işveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır” (m.37). Bu ibaresinin sonu “…bir pusulayı yazılı ya da elektronik ortamda vermek zorundadır” şeklinde değiştirilmelidir. Zaten ücret hesap pusulasının işçi tarafından imzalanması gerekli değildir. İşçinin ücret hesap pusulasına attığı imza hesap pusulasının bir örneğini aldığını bildirmek içindir. İşçinin imzası ödemenin tam ya da hatasız olduğu anlamına da gelmemektedir.

Benzer düzenleme, 5510 sayılı Kanunun 102 nci maddesinde yapılmalıdır. “işverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda; ……………..sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur”(102/1-e5). Bu ibaresinin sonu, “…sigortalının imzası ya da e- imza ile gönderilen bordroda onayının alınması zorunludur” şeklinde değiştirilmelidir. Kaldı ki sosyal güvenlik mevzuatı bakımından prime esas kazancın tespit edilmesi önemli olup ödemelerin banka kanalıyla yapılması durumunda ücret tediye bordrosunda işçi imzasına gerek duyulmamaktadır.

İşyerlerinde yapılan iş denetimi sırasında iş müfettişlerince ya da sigorta denetmenlerince evrak talep edilmesi halinde, dijital ortamda arşivlenen belgelerin zaman damgalı olarak her zaman ibrazı mümkündür. Aynı şekilde mahkemelerce talep edilen evrakların da dijital ortamda zaman damgalı olarak sunulması mümkün olabilecektir. Çünkü 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu, “Uyuşmazlık konusu vakıaları ispata elverişli yazılı veya basılı metin, senet, çizim, plan, kroki, fotoğraf, film, görüntü veya ses kaydı gibi veriler ile elektronik ortamdaki veriler ve bunlara benzer bilgi taşıyıcıları bu Kanuna göre belgedir” (m.199) demek suretiyle, dijital ortamda saklanan evrakları ispata elverişli belge olarak kabul etmektedir. Zaman damgası ise, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre; elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kayıt olarak tanımlanmaktadır. Sonuçta, işverence elektronik platform üzerinde tutulan verilerin değişmezliğini sağlamak için tüm loglar TÜBİTAK’tan alınan zaman damgası ile damgalanarak saklanmaktadır.

Sonuç olarak işveren, ücret bordrosu, ücret hesap pusulası, ikaz, ihtar, fesih bildirimi, puantaj ve izin onayları ile savunma talepleri gibi bildirimleri e-imza ile imzalayarak işçiye elektronik platform üzerinden gönderebilir. İşveren, belgelerin elektronik platform üzerinden gönderileceğini iş sözleşmesinde düzenlemeli ve işçiyi bilgilendirmelidir. İşveren, 5070 sayılı Elektronik imza Kanununda öngörülen e-imza- dijital imza ve zaman damgasına ilişkin gerekli altyapıyı kullanması kaydıyla yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılır. Ancak işçilere platforma kullanıcı adı ve şifresi ile girebilme ve platform üzerinden gönderilen belgeleri onaylama/reddetme imkanına sağlanmalıdır.

Yorumlar (0)