Organizatör firmalar bu etkinliklerin, katılımcıların amacına en uygun şekilde hizmet edebilecek şekilde düzenlenmesi için çalışmaktadır. Bu bağlamda, etkinlik lokasyonunun belirlenmesi, etkinlik alanına ulaşım, davetiyeler, ikramlar, alan içerisinde aydınlatma, havalandırma ve iklimlendirme vb gibi konularda doğru planlamaların yapılması çok önemlidir. Etkinliğin güvenli ve konforlu geçmesi için bu detayların her biri ayrı ayrı ele alınmalıdır. Peki siz bir organizatör firmanın yöneticisi olsanız bu planlamalarda öncelikli hedefiniz ne olurdu? Fiyat ve zamanlama mı? Etkinliğin “sürdürülebilirlik” çizigisinde düzenlenmesi için çalışır mıydınız?
Sürdürülebilirlik öyle ya da böyle artık hayatımızın her alanında. Eskiden belki biraz lüks (!) olarak değerlendirilse de günümüzde bir ihtiyaç olduğu açık. Bu nedenle, özellikle iş hayatına yön veren; yüzlerce firmanın katıldığı, toplam süresi boyunca belki yüz binlerce ziyaretçinin geldiği fuar, konferans, kongre gibi etkinliklerin de artık sürdürülebilirlik odağında planlanması gerekiyor. Peki sürdürülebilir bir etkinlik nasıl olur?
İşe her şeyden önce davetiye aşamasından başlamalı. Etkinlik için hazırlanan basılı davetiyeler ve tanıtım broşürlerinin yerini mutlaka dijital dokümanlar almalı. Zira, günümüzde artık akıllı telefonu olmayan neredeyse hiç kimse kalmadı ve dijital davetiyeler ve biletler herkese kolaylıkla ulaştırılabilir. Böylelikle, ağaçlar korunduğu gibi baskı masrafları da düşer.
İkramlar, bu tür etkinliklerin olmazsa olmazı. Özellikle fuarlarda katılımcı firmalar standlarını ziyaret eden kişilere yiyecek ve içecek ikramında bulunmak ister ki bu çok nazik ve bir o kadar da gerekli bir durumdur. Fakat bu noktada, çok ciddi bir israfın olduğu görülüyor. Organizatör ve katılımcı firmalar, ikram prosedürlerini israfı önleyecek şekilde planlamalı ve yürütmelidir. Katılımcıları memnun etmek kadar doğayı ve çevreyi korumak da önemsenmelidir. İkramların ve servis ürünlerinin tamamı organik olursa ve mümkünse yerel kaynaklardan temin edilirse harika olur.
Etkinlik için gerekli tüm ihtiyaçlar; stand malzemeleri, elektronik cihazlar, yiyecek/içecek ürünleri vs etkinlik alanında yakın bölgelerden alınırsa daha kısa bir tedarik zinciri oluşturulabilir. Böylelikle, zamandan tasarruf sağlanır, ulaşım kaynaklı emisyonlar azalır.
Ulaşım, bu tarz etkinliklerin en önemli konularından biri. Organizatör ve katılımcı firmalar, ziyaretçilerin etkinlik alanına toplu taşımayla ulaşabilmesi için girişimlerde bulunabilir. Uçak, tren ve otobüs firmalarıyla anlaşılarak indirimli bilet imkanı sunulabilir; araç kiralama şirketlerinden elektrikli araç kiralamalarında ek indirim talep edilebilir.
Bu tür toplu etkinliklerde ihtiyaç duyulan elektriğin tamamı olmasa da bir kısmı güneş panelleri gibi yenilenebilir kaynaklardan sağlanabilir. Etkinliklerin LEED sertifikalı mekanlarda düzenlenmesi ve LED aydınlatma ürünlerinin kullanılması gibi planlamalar karbon emisyonlarını ciddi oranda azaltacaktır.
